Ensobradoras

Cuando se habla de máquinas ensobradoras se está haciendo referencia a aquella de las máquinas cuya función primordial es acelerar el proceso de preparación de correspondencia ensobrada. Es una herramienta de trabajo indispensable para todas las oficinas y secretarias que trabajan con una emisión cuantiosa de cartas.

Se trata de máquinas que, en sus modelos más avanzados, lo hacen verdaderamente todo: juntan aquellos documentos que han de insertarse en el sobre, lo pliegan de la manera especificada, abren el sobre, introducen la documentación y luego proceden a cerrarlo de manera segura. Este tipo de maquina permite, además del evidente ahorro de tiempo, la posibilidad de contar con un espacio de trabajo donde la prolijidad y la comodidad sean prioridad. Se puede asegurar que varias personas trabajando a la vez no podrían hacer el trabajo de ensobrado de forma más rápida y segura que una sola de estas practicas maquinas.
Las opciones que conoce actualmente el mercado son prácticamente innumerables. Se parte de un tipo de máquina considerablemente sencilla que se limita, simplemente, a poner el documento en el sobre.

Pero existen, sin embargo, opciones mucho más sofisticadas. Hay maquinas ensobradoras que tienen incorporado un complejo sistema de lector óptico. La idea de este implemento es que la maquina puede reconocer “inteligentemente”, por medio de una lectura, qué tipo especifico de documento está procediendo a ensobrar; esta particularidad hace que la maquina trabaje realmente pos sí sola y reduce el margen de posibles errores de manera notoria. Veamos cada caso.

-Ensobradoras de despacho: Se trata de la opción más sencilla de todas. Su tarea se limita a colocar el documento dentro del sobre. La compra de este tipo de aparato está recomendada para las oficinas que trabajan con una cantidad no demasiado numerosa de correspondencia (pero que, como mínimo, supera las cincuenta cartas por día). Se trata de un modelo sumamente económico que hace de la inversión un éxito seguro. Siendo sumamente pequeño, encuentra espacio en las más apretada de las oficinas. Acelera el trabajo de ensobrado de manera notoria; lo que la mano humana hace en media hora, una maquina de estas puede hacerlo en mucho menos de cinco minutos. En la generalidad de los casos trabajan con un promedio de inserción de más de 1000 documentos por hora (no se recomienda la compra de los modelos que no alcancen este índice mínimo).

-Ensobradoras de ajuste automático: A diferencia de la opción anterior, este tipo de máquina permite ahorrarse la necesidad de hacer ajustes manuales. De esta manera, en tanto no se requiere de la intervención del operario, el proceso de ensobrado se ve considerablemente optimizado. Lo único que hay que hacer con este tipo de máquinas es seleccionar qué tipo de trabajo se quiere realizar y listo; bastará con pulsar el botón que la pone en funcionamiento y dedicar el precioso tiempo a menesteres menos rutinarios. La adquisición de este tipo de modelos está especialmente recomendada para lugares donde la cantidad de correo a enviar es siempre importante. Son máquinas que suelen trabajar con papeles de entre 60 y 100 g de gramaje. Este tipo de maquina suele rondar una capacidad de 2000 a 2500 inserciones por hora.

-Ensobradoras modulares: En este caso estamos hablando de una maquina específicamente diseñada para trabajos extremadamente masivos. Las dimensiones y capacidades de la misma superan con mucho las de las opciones anteriores. Están equipadas con varios alimentadores automáticos (como mínimo dos) y poseen, aunque no en todos los casos (depende de la marca) un lector láser. La posibilidad de lectura permite la reconocer con qué documento está trabajando específicamente; de esta manera, antes de ensobrar, agrupa los documentos que corresponden a cada sobre. El hecho de que se trate de maquinas modulares significa que en el futuro habrá posibilidades de ir remplazando cada modulo, ya sea porque la cantidad de trabajo aumenta o porque se necesita un determinado repuesto. Todas las ensobradoras de esta categoría poseen un control electrónico que permite al operario determinar las especificaciones de cada trabajo. En la generalidad de los casos, se trata de máquinas capaces de ensobrar más 3000 documentos por hora y trabajan con documentos y folletos de muy diverso tipo. Su compra está recomendada para aquellos espacios de trabajo que hacen del envío de correo la esencia de su actividad. Estas maquinas ahorran mucho tiempo y, por sobre todo, aseguran que los documentos queden en los sobres adecuados.

Por lo que hace a marcas, existen, a nivel internacional, dos que merecen particular atención: PFE International   y Neopost. Se trata de empresas que garantizan una compra de buena calidad. Sus productos rara vez presentan algún problema y saben evitar esos “cuellos de botella” que pueden llegar a complicar los procesos. Por lo que hace a las marcas locales, solo se recomiendo la compra de aquellos equipos que se puedan probar y tengan garantía.